赶那份学生成绩表的时候,卡在word怎么计算总分这件事上,当时离交材料只剩半个钟头,桌面上堆着打印好的草稿,每一行分数都用笔勾过,心里笃定数字没错,可表格算出来的结果怎么看都别扭。

最开始是直接手动敲等号,照着excel的习惯写加法,把一个个单元格编号填进去,按回车之后,页面一点反应都没有,光标就停在原地闪,半天蹦不出一个数字。以为是输错了符号,删掉重输一遍,还是原样,来回折腾好几次,指尖都在键盘上敲得发僵,甚至怀疑是不是文档本身卡住了,关掉文件重新打开,依旧没有变化。

旁边同事凑过来瞟了一眼,说word表格里的计算不是那样直接写式子,要找到公式按钮。顺着他说的位置去顶部菜单栏翻,找了好一会才在布局选项卡里面看见公式,点开来弹出小框,框里默认带着一个SUM开头的内容,当时没仔细看括号里写的是什么,直接点确定,出来一个数字,和自己笔算出来的数对不上,差了十几分。

盯着那一行成绩反复核对,每一个单科分数重新相加,笔算三遍都是同一个结果,表格给的总分偏偏不一样。开始怀疑是不是哪一个单元格里面混了空格,或者数字后面藏了看不见的字符,双击单元格进去,挨个删除末尾多余的位置,再重新调用公式计算,数值还是没变。

那会没有意识到,这个公式默认是向上求和,它把上面别的行的分数一并算进去了,不只是当前这一行的几个单元格。

又试着手动修改公式框里面的内容,把范围改成自己想要的那几个格子,逗号隔开单元格地址,改完点击确定,数字刷新了,这次总算和笔算的数字对上。心里松了一口气,接着往下一行操作,可换到下一行的时候,懒得重新改公式,直接复制上一个单元格的结果粘贴,粘贴之后数字不会跟着本行的分数变动,还是上一行的总分,这点当时完全没料到。

选中粘贴出来的数字按F9刷新,数值一动不动,才明白复制出来的只是固定结果,不是会自动更新的域。只能每一行都重新点开公式窗口,调整求和范围,一行一行慢慢处理,速度慢得要命。文档里一共二十多条记录,做到后半段的时候,节奏断断续续,时不时点错选项,不小心把格式给弄乱,单元格的边线乱跑,还要抽时间拉回去对齐。

中途试过把整张表格复制粘贴到excel里面算总分,算好再复制回来,粘贴回去之后,一部分分数的格式变了,有些数字变成文本,再想在word里重新计算,又会出现识别异常,来回搬运数据反而添了更多麻烦,做到后面干脆放弃这个路子,就留在word里慢慢处理。

全部行的总分都填完之后,隔了一小会,修改了其中一个单科成绩,改完想着总分应该跟着变,页面安安静静的,没有任何变化。愣了一下才想起,word里面这些公式结果不会自动刷新,得手动选中域,按下F9去更新,不按的话,分数改多少次,总分都停留在旧的数字。

全部刷新一遍,扫一遍所有结果,有两处还是不对,回头看才发现,当初写范围的时候多带了一个空白单元格,空白位置它也会识别进去,虽然空白不算数值,但选范围的时候错位,就会抓错别的分数。一点点删减公式里面的单元格编号,反复刷新核对,耗掉不少时间。

文件最后勉强按时导出,只是整个过程下来,没有那种顺滑的感觉,每一步都藏着容易踩的地方。这只是我自己那次操作碰到的状况,换别的文档排版,或是表格结构不一样,操作起来感受肯定不会一样。

关掉文档的时候,鼠标悬在保存按钮上,脑子里只想着,下次再要处理这类表格,我大概率会提前留出更多富余时间。